Ein funktionierendes Forderungsmanagement ist das Rückgrat jedes Unternehmens. Ohne dieses leidet Ihre Liquidität und damit Ihre Zahlungsfähigkeit. Nicht wenige Unternehmen gehen pleite, weil ihre Kunden nicht oder nicht rechtzeitig zahlen. Hier deshalb unsere Checkliste Forderungsmanagement, mit der Sie auf der sicheren Seite sind.

1. Sie brauchen eine klare Vertragslage

Das heißt, dass Sie dafür sorgen müssen, dass Sie und Ihr Kunde wissen, woran Sie sind. Und zwar brauchen Sie es schwarz auf weiß – damit Sie im Fall der Fälle problemlos nachweisen können, dass Sie im Recht sind. Hierzu gehören klare Auftragsformulare, Allgemeine Geschäftsbedingungen und ähnliches.

2. Wirtschaftsauskunft und Bonitätsprüfungen

Sie sollten regelmäßig schauen, ob Ihre Kunden zahlungsfähig sind, beziehungsweise zuverlässig. Das schaffen Sie durch eine Wirtschaftsauskunft oder eine Bonitätsprüfung. Vor allem Neukunden und Kunden, mit denen Sie große Geschäfte abschließen, sollten regelmäßig geprüft werden. Ein je nach Kunde individuelles Kreditlimit können Sie aus dem Ergebnis der Prüfung ableiten.

3. Verschicken Sie Rechnungen zügig und formulieren Sie diese sinnvoll.

Sofort nachdem Sie eine Leistung erbracht haben, sollte Ihr Kunde bereits seine Rechnung dafür erhalten. Darauf sollten Sie außerdem ein klar definiertes Zahlungsziel angeben. Auch lohnt es sich, Ihre Kunden zu sofortigem Zahlen zu motivieren. Das geht über die Zahlungsbedingungen. Paypal geht schnell, Bankeinzug auch – und Sie müssen keinen Kredit gewähren. Denn eine unbezahlte Rechnung ist nichts anderes als ein sehr günstiger Kredit.

4. Checken Sie die Kundendaten

Erfassen Sie die Daten Ihrer Kunden korrekt und vollständig. Welche Rechtsform hat das Unternehmen, mit dem Sie Geschäfte abschließen? Wo sitzt es? Wer ist der Geschäftsführer, der Inhaber?

5. Bestehen Sie auf Barzahlung/Vorkasse/Anzahlung

Das sicherste Mittel gegen unbezahlte Rechnungen ist und bleibt: Ihr Kunde zahlt sofort.

6. Verlängerte Eigentumsvorbehalte mit Verarbeitungsklausel

Ein Trick, mit dem Sie sich absichern können, selbst wenn Ihr Kunde insolvent sein sollte, ist, eine Klausel in den Kaufvertrag einzubeziehen, durch die das Eigentumsrecht an einer – auch weiterverarbeiteten – Ware erst dann an den Käufer übergeht, wenn die Ware auch bezahlt wurde. So geht sie nicht in die Konkursmasse über. Sie behalten Ihr Anrecht darauf.

7. Behalten Sie Ihre Zahlungseingänge im Auge

Sobald ein Kunde in Verzug gerät, wissen Sie das dann nämlich sofort. Und können rechtzeitig angemessen reagieren.

8. Mahnen Sie pünktlich und streng

Ihr Mahnwesen muss gut und effizient organisiert sein. Hierfür braucht es einen Leitfaden und Leute, die dafür verantwortlich sind. Sie sollten nicht mehr als drei Mahnungen versenden und immer darauf achten, dass Sie diese Mahnungen auch kurz nach Verfehlen des Zahlungsziels versenden. Das wirkt seriös und zeigt Ihren Kunden, dass es Ihnen ernst ist.

9. Arbeiten Sie mit einem Inkasso-Unternehmen

Wenn Ihre Kunden sich totstellen, schalten Sie so bald wie möglich einen professionellen Dienstleister ein. Die S/F/G zum Beispiel ist auf derlei Fälle spezialisiert. So schonen Sie Ihre Nerven, Sie sparen Zeit und viel wichtiger: Es wird sehr viel unwahrscheinlicher, dass Sie am Ende vor Gericht gehen müssen. Und selbst wenn, arbeitet die S/F/G mit einer Anwaltskanzlei zusammen, die Ihre Forderung auch auf dem gerichtlichen Weg begleiten kann. Ein Inkassounternehmen lohnt sich also immer.

10. Vergessen Sie Ihre Kundenbeziehungen nicht

Natürlich machen Kunden schon mal Ärger. Und Kunden, die nicht zahlen, wollen Sie auch nicht. Aber denken Sie trotzdem daran, dass Sie eigentlich doch froh über jeden einzelnen Ihrer Kunden sind. Eine Checkliste Forderungsmanagement kommt also auch ohne einen versöhnlichen Tipp aus: Schicken Sie mal eine Postkarte zu Weihnachten oder bedanken Sie sich am Telefon für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit.